こんにちは。
不動小PTA運営部です。
早いもので、今年度もあと2ヶ月となりました。みなさまどのような気持ちでお過ごしでしょうか。PTA運営部では、『来年度のメンバーを募集する時期』となりました。
学校や地域のサポートをしていただける方の立候補、推薦をお待ちしております。
運営部メンバーはどういった仕事をしているのでしょうか。今回、運営部メンバーから『仕事内容』『繁忙期』そして、活動して良かったことを聞いてみました。運営部の活動へご興味、ご理解をいただけると幸いです。
仕事内容だけみると、大変かも？と思われるかもしれません。
でも、大丈夫です！
『できる人が、できるときに、できることを』という方針で運営しています。
忙しいとき、分からないときは、他のメンバーがサポートしてくれます。
運営部に入って良かったことは、『保護者や地域とのつながり』ができたことです。『学校生活に関する相談』『楽しいことの共有』ができる仲間です。また、『ありがとう』と言ってもらえることが嬉しかったです。
家庭でもなく、会社でもない、新しいコミュニティ。
きっと良い出会いが待っていると思います！
会長（1名）
役割
運営部の『リーダー』です。
運営部の代表として、他団体*1とのつながり役です。
外部だけでなく、学校内のボランティア募集のまとめ、卒対と学校の調整役、学校への寄付の調整役なども行います。また、学校評議員という役割も担います。
繁忙期など
今年度は、会長就任後の4月から7月上旬まで、ほぼすべての土曜日のスケジュールに各団体及び校内の会議が埋まりました。夏休み以後は月1回になりました。
学校評議員会議は基本平日の昼間に行われました。コロナ禍期間中はオンラインまたは書面開催がほとんどでしたが、対面会議が基本でした。
副会長（4名程度）
役割
『イベント担当』『議事運営担当』『システム担当』『卒対リーダー』に分けられ、それぞれ分担して行いました。
- 『イベント担当』
- 『学校や地域イベント』のボランティア取りまとめ・当日サポートを実施
- 学校で使用しているhome&schoolでお知らせ配信、gmailで保護者と連絡
- 平日昼間に学校に出向かなくても、自宅で空いた時間に作業できました。
- 当日サポートで久しぶりに会う運営部やボランティアの方々とのコミュニケーションがとても楽しかったです。
- 『議事運営担当』
- 6月に開催される『PTA総会』の準備、議事進行を実施
- 本年度は小学校の教室をお借りし、zoomでも配信するというハイブリッド形式での開催
- 参加方法を選択できるというのは喜ばれました。
- 『システム担当』
- 運営部で使用している『各種ITツール』のアカウント管理を実施
- 日々のコミュニケーションはslackやLINEを使用
- 保護者への連絡はhome&schoolとgmail、資料はgoogleドライブに保存
- 非対面でも業務ができたのはITツールのおかげですね！
- 『卒対リーダー』
- 『6年生の卒業式』に向けて、6年生保護者の方々と準備
- 卒対委員会は運営部とは別に作られる組織です。
繁忙期など
- 『イベント担当』
- 各イベント開催の1ヶ月前〜当日です。不動小PTAは一人一役を廃止して、イベントへのお手伝いは任意となっています。なので、何もしなかったらお手伝いは集まりません。子供たちや地域の方々のために、一緒にサポートしてくださる方探しに奔走しました。
- 『議事運営担当』
- 4月〜7月です。年度方針のとりまとめやPTA総会の開催準備などに追われました。その他必要に応じて開催される決議事項のとりまとめなどを行いました。
- 『システム担当』
- 4月〜7月です。アカウントの切り替え、新任役員に各ツールのレクチャーなどを行いました。
- 『卒対リーダー』
- 1月〜3月です。卒業シーズンに向けて準備が本格化します。
書記（3名）
役割
『会報誌』や『PTA運営部発信の各種お知らせ』の作成と印刷、配布準備、ブログの掲載、home&schoolの配信依頼を担当しました。一般的には会議の議事担当ですが、議事を取ることはあまりありません。
スキルとしては、word、googleフォーム、googleドキュメント、googleドライブ、slackのやりとりが必要です。いろいろなITツールを使うので、使ったことがない方は学べるチャンスですね！
繁忙期など
年間を通じて業務量が多めなので、メンバー間で協力しながら実施します。特に4月〜6月は多岐わたる業務を一気に実施しました。
- 4月〜5月
- 『PTA会報誌』の作成（先生の写真撮影、原稿作成、印刷、配布）
- 『安全マップ』（google map）の作成
- 5月〜6月
- 『PTAからのお知らせ配布』（PTA入会・イベント募集）
- その他、PTA総会の議事、卒対メンバー募集
- 会長や副会長と連携しながら、内容調整します。
- 7月以降
- 都度、『お知らせ配布』『議事作成』などを実施
- 各役員と連携しながら柔軟に対応する業務が多かった印象です。
会計（3名）
役割
- 『入会者確認と会費の徴収』
- 『備品やイベントの物品購入』
- 『予算案作成』
- 『決算書作成』
繁忙期など
上記1は6月〜7月、上記3と4は2月〜3月が繁忙期でした。上記1のみ平日に学校や保護者とやりとりがありました。他の業務は空いてる時間でできました。クラウドやネットバンキングもあって便利なので、お仕事をされていてもできます。
監査（2名）
役割
- 『給食費の監査』
- 月ごとの給食費支出決算書と各業者発行の請求書に相違がないか確認
- 『PTA会費の決算書の監査』
- 支出や収入について、決算書と信憑書類に相違がないか確認
- 『卒業対策委員会の会計監査』
- 支出や収入について、決算書と信憑書類に相違がないか確認
- 『PTA総会での監査完了報告』
繁忙期など
『給食費の監査』は作業に時間がかかりました（6月、12月）。半期分づつまとめて監査しました。その他は4月〜5月に実施。監査2名で手分けして、自宅で時間にあるときに作業できました。また、PTA会費は、会計が分かりやすくまとめていたので、作業しやすかったです。
いかがでしょうか。
テキストだけでは伝わらない部分もあるかと思います。
少しでもご興味がわきましたら、お気軽にお問い合わせください。
*1:目黒区役所、不動小学校、目黒不動住区、目黒区小学校PTA連絡協議会、目黒区の他の小学校のPTA、小学校地元の町内会、大鳥中学校など
